|
Dokumenttien katseluun ja tulostukseen tarkoitettu HyperDoc 3 on ainutlaatuinen arkistointiohjelma, sillä se mahdollistaa eri tavoin tehtyjen ja eri muotoihin tallennettujen piirustusten, karttojen, kuvien ja muiden dokumenttien katselun, tulostuksen ja yhdistämisen. Se soveltuu hyvin mm. kiinteistöjen kunnossapidon dokumenttien hallintaan.
Miksi arkistoida?
Erilaiset dokumentit, kuten piirustukset ja kartat kannattaa muuttaa digitaaliseen muotoon, koska - graafisen informaation käyttö on lisääntynyt kiinteistönhoidossa - suunnittelu on siirtynyt CAD-järjestelmille - vanhojen piirustusten ja karttojen tieto on hyödynnettävissä - materiaalia on helppo etsiä, päivittää, tulostaa ja siirtää - materiaalia on mahdollista hallita nykyaikaisella tavalla - säästetään toimistotilaa ja aikaa
Millainen on hyvä arkistointiohjelma?
- ohjelman on oltava helppokäyttöinen ja kohtuuhintainen
- piirustukset on voitava tulostaa halutussa mittakaavassa ja koossa
- pinta-aloja on voitava mitata ja siirtää muihin sovelluksiin
- ohjelmassa on oltava avoimet liitosmahdollisuudet muihin isännöinti- ja kiinteistönpito-ohjelmiin
- ohjelman on oltava laajennettavissa, myös Internetiin
Mikä formaatti?
Digitaalista arkistointia varten isännöintitoimiston on mietittävä arkiston rakenne ja dokumenttien tunnistetiedot. On myös määriteltävä tiedostoformaatti, jossa piirustukset tallennetaan. Pakattu rasteriformaatti (esim. tiff gr4) on edullinen, helppokäyttöinen, turvallinen ja useimmiten yhteensopiva muiden sovellusten kanssa. Käsinvektorointi on perusteltua mm. putkiremonttien ja julkisivurakentamisen yhteydessä. Myös jos alkuperäispiirustus on huonolaatuinen, sitä halutaan muokata useasti tai liittää siihen attribuutteja, se voidaan tehdä vektoritiedostoksi. Mikäli käytetään vektoritiedostoja, tulee niiden olla käsin vektoroituja. Ne ovat kuitenkin versiosidonnaisia, suurikokoisia ja hankalia käyttää.
Miten edetä? – Tapa 1
Kaikki saman taloyhtiön piirustukset, arkkitehti-, LVI- ja sähkökuvat, skannataan samalla kertaa. Tiedostot indeksoidaan ja liitetään dokumenttienhallintajärjestelmään. Työ on kokonaiskustannuksiltaan edullisempi kuin vähitellen eteneminen. Lisäksi päästään heti hyödyntämään digitaalisen arkiston etuja.
Miten edetä? – Tapa 2
Asiakkaan kanssa sovitaan, miten tiedostot indeksoidaan. Lisäksi sovitaan tiedostoformaatti jossa piirustukset pidetään. Kaikki saman taloyhtiön piirustukset skannataan tai vektoroidaan kerralla. Kokemuksen mukaan taloyhtiöissä on yleensä 25-35 piirustusta, jotka kannattaa skannata. Dokumenttienhallintajärjestelmään siirrytään myöhemmin.
Miten arkisto ylläpidetään?
Arkiston ylläpitoa varten on luotava toimiva järjestelmä yhteistyössä suunnittelijoiden kanssa. On harkittava, tehdäänkö oma arkisto, yhteisarkisto isännöintitoimiston ja huoltoyhtiön kanssa vai ulkoistettu arkisto, jossa käyttäjät pääsevät arkistoon Internetin kautta. Pystytyksen ja ylläpidon hoitaa palvelun tarjoaja. |
